स्कूल स्टेशनरी ऑर्डर करने की आसान चेकलिस्ट

पहले उपयोग करने लायक बचा स्टॉक गिनें

नया ऑर्डर देने से पहले कार्यालय और कक्षा प्रभारी के साथ बचा सामान देखें। जो सामग्री अभी उपयोग हो सकती है, उसे पुराने सत्र, बदली फीस की जानकारी या पुराने फोन नंबर वाली सामग्री से अलग रखें।

सूची में सामग्री का नाम, उपयोग करने लायक स्टॉक, अनुमानित जरूरत, मँगाने की संख्या और जरूरी तारीख लिखें। जरूरत में से बचा स्टॉक घटाएँ और उतनी ही अतिरिक्त संख्या जोड़ें जितनी स्कूल तय करे। जरूरी नहीं कि हर छपी चीज हर साल बदली जाए।

सामग्री को उपयोग के अनुसार बाँटें

डायरी की संख्या आम तौर पर उसे पाने वाले विद्यार्थियों के आधार पर तय होगी। कार्यालय के रजिस्टर की जरूरत कर्मचारियों के उपयोग पर निर्भर करेगी। रसीद बुक की संख्या स्कूल की भुगतान और रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया के अनुसार तय करें। हर अनुमान जिम्मेदार कर्मचारी से जँचवाएँ।

नीचे की श्रेणियाँ योजना बनाने के लिए हैं। अपनी जरूरत का आकार और विवरण प्रिंटर से उपलब्ध होने की पुष्टि कराएँ:

• विद्यार्थियों के लिए: स्कूल डायरी और जरूरी छपे हुए पन्ने।
• प्रवेश के लिए: आवेदन फॉर्म और जानकारी की सामग्री।
• कार्यालय के लिए: फीस रसीद, रजिस्टर और लेटरहेड।
• शैक्षणिक काम के लिए: रिपोर्ट कार्ड, प्रमाणपत्र और परीक्षा सामग्री।

छपाई की तारीख तय करने से पहले सामग्री तैयार करें

डायरी में सत्र, स्कूल का नाम, लोगो, संपर्क विवरण, नियम और तारीख वाले पन्ने जाँचें। सभी बदलाव एक व्यक्ति के पास इकट्ठे हों। अलग कक्षाओं के लिए अलग संस्करण चाहिए हों तो उनकी संख्या भी अलग लिखें।

फॉर्म और रसीद में शीर्षक तथा हाथ से लिखने की जगह जाँचें। कोटेशन माँगते समय खाली नमूने भेजें। लेआउट समझाने के लिए विद्यार्थियों के नाम या निजी जानकारी जरूरी न हो तो उन्हें संदर्भ कॉपी से हटा दें।

नमूने, प्रूफ और मंजूरी की जिम्मेदारी तय करें

फोटो से पुराना फॉर्मेट समझ आता है; असली नमूने से आकार, कागज और बाइंडिंग पर बात करना आसान होता है। आपके ऑर्डर में कौन-सा नमूना या प्रूफ मिल सकता है, उसका शुल्क और समय क्या होगा, यह पूछें।

संबंधित कर्मचारी प्रूफ देखें और सारे सुधार एक ही संदेश में भेजें। अंतिम फाइल का नाम, संस्करण और मंजूरी देने वाले का नाम दर्ज रखें। केवल कवर का लोगो मंजूर होना, अंदर के तारीख वाले पन्नों की मंजूरी नहीं है।

छपाई के साथ बाँटने की तैयारी भी करें

सिर्फ महीना बताने के बजाय वह तारीख दें जब स्कूल को सामग्री बाँटनी है। विवरण तय होने के बाद छपाई और डिलीवरी का समय पक्का कराएँ। कुछ चीजें जल्दी चाहिए हों तो अलग बताएँ और पूछें कि क्या उन्हें पहले भेजा जा सकता है।

डिलीवरी की जगह, संपर्क व्यक्ति और कक्षा या विभाग के अनुसार पैकिंग की जरूरत लिखें। पैकिंग, डिलीवरी और भुगतान की शर्तें कोटेशन में तय हों। सामान मिलने पर मंजूर नमूना और अंतिम विवरण अगले ऑर्डर के लिए रखें।

बहराइच या आसपास के कस्बे के स्कूल के लिए बालार्क प्रिन्टेक को पहले सामग्री की सूची और जगह भेजें। आपकी जरूरत के अनुसार उपलब्धता, डिलीवरी और समय की पुष्टि की जा सकेगी।