बिल बुक छपवाने से पहले किन बातों की पुष्टि करें?
पुरानी बिल बुक से नया ऑर्डर समझाना आसान होता है, लेकिन उसे दोबारा छपवाने से पहले कुछ बातें जाँचना जरूरी है। क्या फोन नंबर बदला है? क्या एक अतिरिक्त कॉपी चाहिए? नंबरिंग कहाँ से शुरू करनी है? ये जानकारी एक साथ देने से कोटेशन समझना और गलतियों से बचना आसान होता है।
पहले तय करें कि बुक का इस्तेमाल कैसे होगा
फॉर्मेट उस व्यक्ति की जरूरत के अनुसार चुनें जो उसे भरेगा। दुकान में एक बिल पर कई सामान लिखने हों तो पर्याप्त पंक्तियाँ चाहिए। सेवा का विवरण लिखना हो तो उसके लिए जगह रखें। पुरानी बुक के एक खाली पन्ने पर निशान लगाकर बताएँ कि क्या ठीक है और कहाँ जगह कम पड़ती है।
स्पष्ट बताएँ कि आपको बिल बुक, भुगतान की रसीद बुक या डिलीवरी चालान चाहिए। अपने स्वीकृत शब्द और व्यवसाय की सही जानकारी दें, ताकि फॉर्मेट का अनुमान न लगाना पड़े।
बुक, सेट और कॉपी की संख्या अलग-अलग बताएँ
कॉपियों वाली बुक में “100 पेज” का अर्थ हर व्यक्ति अलग समझ सकता है। कुल बुक, हर बुक में लेन-देन के सेट और हर सेट में कॉपियों की संख्या अलग-अलग लिखें। कोटेशन में भी यही विवरण होने की पुष्टि करें।
उदाहरण: “20 बुक, हर बुक में 50 सेट, हर सेट में दो शीट: एक ग्राहक के लिए और एक कार्यालय के लिए।” यह केवल समझाने का उदाहरण है; कोई तय पैक या न्यूनतम ऑर्डर नहीं। अपने काम के लिए उपलब्ध कागज और कॉपी बनाने की विधि पूछ लें।
आकार, नंबरिंग और बाइंडिंग की पुष्टि करें
तैयार पन्ने की लंबाई-चौड़ाई बताएँ या नाप के साथ नमूना दें। कौन-सी कॉपी बुक में रहेगी और कौन-सी निकालनी है, यह भी लिखें। जरूरत हो तो बाइंडिंग, पन्ना फाड़ने के लिए परफोरेशन और नंबरिंग के विकल्प पूछें। उपलब्धता और कीमत ऑर्डर से पहले तय करें।
पुराने क्रम को आगे बढ़ाना हो तो पहला नंबर और उससे पहले लगने वाले अक्षर साफ लिखें। ऑर्डर की पुष्टि में आखिरी नंबर भी पूछ लें। अलग काउंटर या शाखाओं की अलग सीरीज हो तो उन्हें स्पष्ट नाम दें।
प्रूफ ध्यान से पढ़ें
व्यवसाय का नाम, पता और फोन नंबर एक-एक अक्षर व अंक देखकर जाँचें। शीर्षक, लिखने की जगह, हिंदी या अंग्रेजी की वर्तनी और नंबरिंग के निर्देश देखें। अलग-अलग कॉपियों पर अलग शब्द छपने हों तो उनकी भी पुष्टि करें।
अंतिम प्रूफ कौन मंजूर करेगा और मंजूरी कैसे दर्ज होगी, यह पहले तय करें। मंजूर किया गया संस्करण ऑर्डर के साथ रखें, ताकि बाद के बदलावों को गलती से अंतिम डिजाइन न समझ लिया जाए।
पूरे विवरण के आधार पर कीमत की तुलना करें
दो कोटेशन की सही तुलना तभी हो सकती है जब बुक की संख्या, आकार, सेट, कॉपियाँ, कागज, रंग और फिनिशिंग समान हों। पूछें कि डिजाइन में बदलाव, नंबरिंग और डिलीवरी कीमत में शामिल हैं या नहीं। आपके ऑर्डर की तारीख अलग से तय होनी चाहिए।
बहराइच से पिकअप चाहिए या किसी और जगह सामान चाहिए, अपनी जगह और जरूरी तारीख लिखें। डिलीवरी और समय हर ऑर्डर के लिए तय होंगे। बालार्क प्रिन्टेक से कोटेशन लेने के लिए नमूने के साथ नीचे दी गई जानकारी भेजें।
पूछताछ से पहले
- काम: बिल बुक, रसीद बुक या चालान
- कुल बुक × हर बुक में सेट × हर सेट में कॉपियाँ
- तैयार आकार और उपलब्ध नमूना
- पहला नंबर, अक्षर और कॉपियों के नाम
- व्यवसाय की जानकारी और पुराने डिजाइन में बदलाव
- जरूरी तारीख और पिकअप या डिलीवरी की जगह